I. Finalités des traitements

Nous recueillons et traitons les données que vous nous fournissez volontairement afin d’accéder et d’utiliser Weproc, de formuler des demandes à nos équipes (démonstrations, formulaire de contact) ou d’accéder à nos ressources en ligne.

Nous recueillons et traitons également les données relatives aux préférences de nos Utilisateurs et au trafic (comme les adresses IP).

Plus précisément, nous traitons vos Données pour permettre :

• la consultation de nos sites web (https://www.weproc.com et https://blog.weproc.com) ;
• la création des environnements (versions payantes et versions d’essai) pour accéder à Weproc et utiliser nos services ;
• l’envoi de formulaire de contact et de démonstrations en ligne ;
• le téléchargement de nos ressources en ligne ;
• la gestion et le suivi de la relation commerciale (factures, paiements, réclamations et support aux Utilisateurs) ;
• la fourniture des sites web et de leurs différentes fonctionnalités ;
• l’amélioration de nos services ;
• la gestion de la sécurité du site et du Logiciel ;
• la gestion des demandes d’exercice des différents droits des Utilisateurs : droits d’accès, de rectification, d’effacement, de portabilité, d’opposition, et de limitation.

II – Données collectées

Pour ouvrir une licence et donc utiliser Weproc, vous devez nous fournir à minima des informations personnelles d’identification suivantes :

• nom et prénom
• adresse email

Vous pouvez compléter votre profil avec d’autres Données à Caractère Personnel (numéro de téléphone, photo, nom de vos fournisseurs, etc.). Nous ne collecterons jamais, ou ne traiterons jamais, de Données à Caractère Personnel sensibles au sens de la réglementation, concernant, par exemple, l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, ou encore l’appartenance syndicale, la santé, etc.

1.2. Nous recueillons des informations relatives à la relation contractuelle que nous avons avec vous : historiques, modules souscrits, éléments de facturation et paiement, demandes et incidents signalés au service support…

1.3. Nous recueillons par le biais de certains cookies déposés automatiquement sur votre terminal, ou d’autres cookies soumis à votre consentement exprès, certaines Données à Caractère Personnel lors de vos visites sur notre site (pro.weproc.com) : par exemple, la date, l’heure et la durée de votre visite sur notre site, le chemin de votre navigation, le type de votre système d’exploitation, etc.

Un cookie est un petit fichier stocké par un serveur dans le terminal (ordinateur, téléphone, etc.) d’un utilisateur et associé à un domaine web (c’est-à-dire dans la majorité des cas à l’ensemble des pages d’un même site web). Il a pour fonction soit de permettre au site de fonctionner, de faciliter la navigation (mémoriser les choix techniques, l’activité passée), d’améliorer l’utilisation du site et du service et de mieux comprendre l’expérience des Utilisateurs. La durée de vie maximale d’un cookie est de 13 mois.

III. Utilisation de vos Données à Caractère Personnel

Les Données à Caractère Personnel sont utilisée que dans les cas prévus par la réglementation en vigueur :

L’exécution du contrat relatif à votre utilisation du Logiciel WEPROC

Le respect d’une obligation légale

Votre consentement à utiliser vos données

Notre intérêt légitime à mener des opérations de prospection ou de promotion de Weproc.

IV. Traitement des Données à Caractère Personnel

WEPROC collecte et traite vos Données à Caractère Personnel de façon loyale et licite, et dans le respect des principes du Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD). WEPROC est responsable du traitement de vos Données à Caractère Personnel au sens du RGPD.

WEPROC a désigné un délégué à la protection des données (DPO) que vous pouvez contacter à l’adresse dpo@WEPROC.com.

Le DPO a notamment pour mission :

De sensibiliser les collaborateurs de WEPROC à la protection des Données Personnelles des Utilisateurs

De les accompagner lors de la mise en œuvre de traitements

De répondre aux demandes liées à l’exercice de vos droits, conformément à l’article VIII.

V – Sécurité de vos Données

WEPROC met tout en œuvre pour éviter la perte, le détournement, l’intrusion, la divulgation non autorisée, l’altération ou la destruction des Données à Caractère Personnel que vous nous communiquez.

Ainsi :

• Les Données sont stockées dans l’Espace Économique Européen. Le contrôle de la sécurité des serveurs et de la mise à jour de Weproc est effectué en temps réel ;
• Les collaborateurs de WEPROC sont soumis à une obligation de confidentialité et de non-divulgation et ont tous signé un engagement spécifique relatif à la protection des Données à Caractère Personnel ;
• L’accès à vos Données est encadré par une politique de contrôle d’accès stricte, réservé aux personnes habilitées, dans des conditions définies.

Lorsque nous faisons appel à des prestataires pour traiter des Données à Caractère Personnel, nous avons préalablement vérifié que ces prestataires garantissent un niveau équivalent de protection en matière de sécurité.

VI – Durée de conservation des Données

WEPROC conserve vos Données à Caractère Personnel conformément aux dispositions légales et réglementaires suivantes :

Nous conservons les informations relatives à la gestion du compte Client, de la facturation, des paiements 10 ans après la fin du contrat ou du dernier contact émanant du Client inactif.

Nous conservons les informations relatives à la constitution et à la gestion des fichiers de prospection 3 ans à compter du dernier contact émanant du prospect.

Nous avons l’obligation de conserver pendant 1 an les Données à Caractère Personnel suivantes issues de la création, de la modification ou de la suppression du Contenu des Utilisateurs :

• L’identification de connexion ;
• L’identification donnée par le terminal ;
• Types de protocoles ;
• Nature de l’opération ;
• Date et heure de l’opération ;
• Identification utilisée par l’auteur de l’opération.

Lorsque la conservation des Données n’est plus justifiée par la gestion d’un compte Client, une obligation légale, des exigences commerciales, la constatation, l’exercice ou à la défense de nos droits en justice, ou lorsque vous nous le demandez par application de l’un de vos droits (Article X), nous supprimons vos Données de façon sécurisée.

VII. Accès à vos Données à caractère Personnel

7.1. Accès à vos Données par les collaborateurs de WEPROC

En fonction des finalités définies à l’article I, les collaborateurs habilités de WEPROC sont susceptibles d’avoir accès aux Données à Caractère Personnel.

L’accès à vos données s’effectue sur la base d’autorisations d’accès individuel, comme il est précisé à l’article V.

7.2. Transmission des Données

WEPROC peut sous-traiter les prestations suivantes :

• Hébergement
• Maintenance
• Développements techniques

Conformément à l’article 28 du RGPD, l’accès à vos Données par nos sous-traitants est prévu et encadré par un contrat. Ce contrat qui nous lie avec nos sous-traitants énumère les différentes obligations réglementaires qui pèsent sur lui en matière de protection des Données à Caractère Personnel.

VIII. Transfert de Données à Caractère Personnel

Nous conservons vos Données à Caractère personnel dans l’Union européenne.

Si les Données que nous recueillons devaient être transférées à des sous-traitants situés dans d’autres pays, nous nous assurons au préalable que les garanties appropriées sont apportées pour encadrer tout transfert de Données à Caractère Personnel (telles que les Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne assorties de garanties de sécurité additionnelles), conformément au RGPD et aux recommandations du Comité Européen de Protection de Données.

Nous pourrions également fournir les Données à Caractère Personnel de nos Utilisateurs, uniquement si cela était requis par la loi française, ou ordonné par une juridiction française.

IX. Communications de WEPROC

Nous pouvons vous envoyer des emails à l’adresse électronique associée à votre Compte pour des raisons liées à notre relation commerciale, à savoir, des raisons techniques ou de sécurité, des raisons administratives relatives à votre abonnement au Logiciel, à votre participation à nos événements, ou encore pour vous informer de l’évolution de notre offre de services.

X. Traitement des demandes de droits

Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), en vigueur au 25 mai 2018, vous disposez des droits suivants concernant les traitements :

• Droit d’accès et de rectification
• Droit d’opposition
• Droit à l’effacement
• Droit à la portabilité
• Droit à la limitation du traitement
• Droit d’organiser le sort de vos données numériques après la mort

Vous pouvez :

• Modifier vos Données à Caractère Personnel directement à partir de votre Compte WEPROC, si vous en possédez un.
• Gérer la réception de communications promotionnelles (non liées à une transaction) en cliquant simplement sur le lien “me désabonner” figurant au bas des courriels envoyés par WEPROC.

Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant à l’adresse postale suivante : WEPROC – 2 parvis des écoles bâtiment les beaux-arts bureau B09 83000 TOULON, ou en écrivant directement à notre délégué de protection des données à l’adresse dpo@WEPROC.com. Toute demande devra être motivée et accompagnée de la copie d’une pièce d’identité en cours de validité. Vous avez la possibilité d’adresser une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), à l’adresse suivante :

Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), en vigueur au 25 mai 2018, vous disposez des droits suivants concernant les traitements :